¿Cómo digitalizar el onboarding de empresas en México?
Proceso de alta de empresas para Bancos
La verificación de la identidad de una empresa es esencial para cualquier banco antes de abrir una cuenta o permitir una transacción financiera. Los bancos deben tener la seguridad de que están tratando con una empresa legítima y que los representantes legales que solicitan la cuenta tienen la autoridad necesaria para hacerlo. En México, el proceso de onboarding o alta de una empresa en un banco implica una serie de pasos que garantizan la autenticidad y legalidad de la empresa.
¿Cuál es el proceso para dar de alta a una empresa en un banco en México?
El proceso de alta de una empresa en un banco en México es crucial para garantizar la autenticidad y legalidad de la empresa. A continuación, se detallan los pasos que deben seguirse para llevar a cabo este proceso:
- Solicitar datos: En primer lugar, es necesario solicitar datos de contacto de la persona que está haciendo el registro. Además se necesitan datos obre la empresa, como su razón social, el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y el tipo de empresa. También es importante solicitar el nombre del representante legal de la empresa.
- Solicitar documentos: también es necesario pedir al solicitante que cargue los documentos para comprobar la identidad de la empresa y del representante legal. Estos documentos pueden incluir el acta constitutiva, el registro público del comercio, la constancia de situación fiscal, el comprobante de domicilio, y la credencial de elector emitida por el INE.
- Prevalidación: Después de que el solicitante haya cargado los documentos, es esencial llevar a cabo una pre-validación para asegurarse de que el solicitante haya cargado los documentos correctos de la empresa correcta antes de hacer el dictamen. Es importante que los documentos sean recientes, sean legítimos, y estén en completos para evitar reprocesos.
- Análisis: Una vez que se han solicitado los datos y los documentos y se ha llevado a cabo la pre-validación, es necesario llevar a cabo un análisis exhaustivo de toda la información proporcionada. Se debe extraer la información necesaria para el proceso de alta de la empresa y verificar esta información con fuentes oficiales.
¿Cuáles son los documentos que se deben solicitar?
Para hacer un proceso de alta seguro y robusto se deben solicitar varios documentos tanto de la empresa como del representante legal. Es importante tener estos documentos en orden para que se puedan cumplir con todos los requerimientos legales y evitar cualquier problema con la CNBV. A continuación se presenta una lista de los documentos necesarios:
Documentos de la empresa: acta constitutiva, acta de asamblea, constancia de situación fiscal, y comprobante de domicilio.
- Acta constitutiva: Contiene información detallada sobre la empresa, como su nombre, actividad económica, domicilio, capital social, información de los socios o accionistas, apoderados de la empresa, entre otros datos relevantes.
- Acta de asamblea (opcional): Este documento es utilizado durante las reuniones de los socios o accionistas de la empresa para tomar decisiones importantes, como la elección de nuevos representantes legales, la modificación del objeto social, entre otras decisiones. De estos se puede extraer información actualizada de socios, nuevos apoderados, o cambios al nombre o tipo de sociedad.
- Constancia de situación fiscal: Este documento es emitido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y certifica que la empresa está activa en el padrón, su dirección fiscal, responsabilidades fiscales, y actividad económica registrada.
- Comprobante de domicilio: Este documento es necesario para acreditar el domicilio de la empresa y se puede obtener a través de recibos de servicios como luz, agua, teléfono, etc.
Documentos del representante: identificación oficial, comprobante de domicilio, y constancia de situación fiscal.
- Identificación oficial: Es importante que el representante legal cuente con una identificación oficial vigente, como una credencial de elector o pasaporte, para acreditar su identidad.
- Comprobante de domicilio: Al igual que en el caso de la empresa, el representante legal debe acreditar su domicilio a través de un comprobante de domicilio reciente.
- Constancia de situación fiscal: Al igual que en el caso de la empresa, el representante legal debe contar con una constancia de situación fiscal emitida por el SAT para demostrar su actividad económica.
Es importante tener en cuenta que los documentos requeridos pueden variar dependiendo del tipo de producto y de las leyes y regulaciones aplicables a cada empresa. Por esta razón, se recomienda consultar con un experto en la materia para asegurarse de que se estén cumpliendo todos los requerimientos legales y fiscales correspondientes.
¿Cómo verificar la existencia de una empresa?
En primer lugar, los bancos deben asegurarse de que la empresa realmente exista. Esto se puede verificar cerciorándose de que la empresa se haya registrado ante un notario con su acta constitutiva y en el registro público del comercio. Además del nombre y tipo de sociedad, es importante conocer la fecha de registro, notaría de registro y la inscripción en el registro público para garantizar la existencia de la empresa.
¿Cómo verificar si una empresa está activa?
La siguiente pregunta que los bancos deben responder es si la empresa está activa. La constancia de situación fiscal se utiliza para verificar el status de la empresa en el padrón fiscal. Además, los bancos deben revisar la duración de la empresa en el acta constitutiva para asegurarse de que no ha caducado.
¿Cómo verificar el representante legal de una empresa?
Por otro lado, los bancos deben verificar que quién va a firmar el contrato es un representante legal de la empresa y tiene los poderes necesarios para celebrar los contratos que se van a firmar. Esta comprobación se puede hacer con el acta constitutiva, acta de asamblea, o poder notarial para comprobar que la persona física que va a firmar los contratos es realmente un representante legal de la empresa. También se debe revisar el documento de identidad del representante legal, y verificarlo con el INE y el comprobante de domicilio para verificar que la persona física es quien dice ser.
Conoce quienes son los representantes legales de una empresa acá.
¿Cómo verificar los beneficiarios finales de una empresa?
Para prevenir el lavado de dinero, los bancos deben conocer quiénes son los beneficiarios finales de las empresas. Para verificar esto se debe revisar las actas constitutivas y actas de asamblea modificatorias que contengan información sobre los accionistas de la empresa. Luego se debe consultar a los accionistas en las listas restrictivas.
¿Cómo verificar los administradores de la empresa?
Para el proceso de alta también se debe conocer si la empresa tiene administración unipersonal con un administrador único o colegiada con un consejo de administración. Además se debe conocer los nombres, y los roles de cada uno de los miembros del consejo de administración o del administrador único.
¿Cómo verificar el domicilio de una empresa?
El domicilio de la empresa también es importante para verificar que la empresa tiene un lugar de domicilio. Una factura donde aparezca el domicilio de la empresa es también una buena fuente de información.
Para el proceso de alta los bancos deben realizar una verificación exhaustiva de la identidad de una empresa antes de completar el proceso de alta. Al hacer este proceso, los bancos se protegen de posibles fraudes, malos usos de cuentas bancarias, y asegurarse de cumplir con las normas bancarias y fiscales.
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