Cómo Verificar Beneficiarios Finales De Empresas
¡Hola hola! Si estás aquí, seguro que estás buscando mejorar ese dolor de cabeza del proceso de alta de empresas e identificar bien quiénes son los beneficiarios finales. ¡Tranquilo, hacemos este proceso todos los días y sabemos que es cómo colocar a cientos de abogados a buscar agujas en un pajar!
Sabemos lo duro que es este proceso, pero no te preocupes, ¡no estás solo! Estamos en el mismo barco y hacemos este proceso todos los días y nos toma menos de lo que un representante de ventas se toma un café con el cliente. Queremos compartir algunos consejos prácticos que te ayudarán a digitalizar y automatizar el proceso para hacerlo más llevadero y eficiente.
Sabemos que estás ocupado y si quieres recibir nuestra guía detallada sobre cómo digitalizar y automatizar el proceso, solo dale clic a este link para recibir la guía en tu correo y ¡manos a la obra!
¡Arriba el ánimo y a trabajar amigos!
Porqué Es Importante Verificar Beneficiarios Finales De Empresas
Empecemos listando algunas de los motivos de porqué es importante hacer el conocimiento de beneficiarios finales. Las instituciones financieras deben hacer esto para reducir la mora, evitar fraudes, y evitar sanciones por partes de los reguladores.
Riesgos Relacionados Al Conocimiento De Beneficiarios Finales
Haciendo el conocimiento de beneficiarios finales podemos evitar algunos riesgos en operaciones de crédito y mejorar el desempeño de las cosechas. Algunos de los riesgos que podemos evitar son:
Cambios Derivados De Cambios En Los Dueños
Imagina que el éxito financiero de la empresa es como un intrincado castillo de cartas 🃏. Cada beneficiario final es una carta fundamental en la construcción de esa estructura delicadamente balanceada. Si hay cambios en esas cartas, el castillo puede tambalearse y desmoronarse. Pero no te preocupes, conocer a los beneficiarios finales te permite identificar cada pilar de tu castillo financiero y asegurarte de que esté sólidamente construido. ¡Mantén tus cartas en orden y analiza empresas que tienen cambio recientes en su composición accionaria y puedan desmoronarse como un mal juego de cartas!
Concentración En Grupos Financieros
Algunas empresas tienen estructuras interrelacionadas que pueden utilizarse para crear transacciones que falsifiquen los niveles de ingresos. Conocer a los beneficiarios finales te permitirá identificar tu nivel de exposición con cada beneficiario final y entender cuánto dinero has prestado en comparación con los ingresos reales de la empresa. Esto te ayudará a evaluar el riesgo de sobre-endeudamiento y tomar decisiones financieras más informadas.
Riesgos Reputacionales
La presencia de testaferros que ocultan a los verdaderos beneficiarios puede facilitar actividades ilícitas como el lavado de dinero, lo que pone en riesgo la integridad de tu institución y la del sistema financiero en general. Verificar a los beneficiarios finales es una forma efectiva de detectar posibles casos de lavado de activos y mantener tu institución al margen de actividades ilegales.
Fraude y Suplantación De Identidad
La verificación de Beneficiarios Finales es una medida preventiva para evitar fraudes y suplantaciones de identidad en transacciones financieras. Al conocer a los beneficiarios finales y validar su identidad, puedes asegurarte de que estás tratando con entidades legítimas y minimizar el riesgo de sufrir pérdidas financieras o daños reputacionales.
Al tener en cuenta estos riesgos y la importancia de verificar a los beneficiarios finales, tu institución estará mejor preparada para tomar decisiones financieras sólidas y cumplir con las regulaciones establecidas por la CNBV en México. La verificación de Beneficiarios Finales es un pilar fundamental para mantener la integridad y solidez de tu banca de PYMES.
Cumplimiento De Conocimiento De Beneficiarios Finales
Cumplir con las regulaciones y normativas tanto locales como internacionales es esencial para el buen funcionamiento de tu institución financiera y para mantener la confianza de tus clientes. La verificación de Beneficiarios Finales te permite:
Evitar Sanciones De La CNBV o La UIF
Cumplir con las normas y regulaciones es fundamental para evitar sanciones y multas que puedan impactar negativamente a tu institución.
Mantener Tu Licencia Bancaria
Sin licencia, no hay negocio. Cumplir con las regulaciones y los requisitos establecidos por los organismos reguladores, como la CNBV en México o la UIF, es imprescindible para mantener la licencia de operación y seguir ofreciendo servicios financieros a tus clientes.
Seguir Leyes Locales De La CNBV
En México, la verificación de Beneficiarios Finales es un requerimiento regulatorio establecido por la UIF. La ley que rige esta práctica es la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita (LFPIORPI), también conocida como Ley Prevención de Lavado de Dinero “PLD”. Esta ley tiene como objetivo prevenir y detectar actividades de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo. Esta ley define los beneficiarios finales, las medidas de debida diligencia que se deben implementar, la actualización de datos que se debe llevar a cabo, la comunicación de operaciones relevantes, y la conservación de registros.
Seguir Leyes Internacionales
Cumplir con las regulaciones internacionales, como las establecidas por el Comité de Supervisión Bancaria de Basilea (BCBS) o Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), es esencial para garantizar la solidez en el ámbito global. Los bancos que se adhieren a estas normas pueden acceder a mercados internacionales más fácilmente, y mejoran su reputación con stakeholders globales.
Es importante destacar que los bancos internacionales están sujetos a un escrutinio más riguroso en cuanto al cumplimiento de las regulaciones internacionales, dado que operan en múltiples jurisdicciones y están expuestos a riesgos transfronterizos. Por lo tanto, el cumplimiento de las normativas establecidas por Basilea es especialmente relevante para los bancos internacionales, ya que esto fortalece su reputación y credibilidad en el mercado global.
La verificación de beneficiarios finales lleva tiempo y es manual
Los Beneficiarios Finales Están En Actas
Uno de los desafíos principales en el proceso de verificación de Beneficiarios Finales es que la información está en documentos no estructurados cómo las actas constitutivas y actas de asamblea. Cada acta constitutiva tiene un formato diferente dependiendo de la notaría y el abogado que la redactó, lo que dificulta la estandarización y automatización del análisis.
Los sistemas de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) tradicionales no son adecuados para este propósito, ya que no pueden reconocer y extraer información precisa de actas constitutivas con estructuras variadas.
Para superar este obstáculo, es fundamental contar con un OCR para actas constitutivas y actas de asamblea. Te invitamos a conocer Dictamen, nuestro OCR para actas constitutivas y actas de asamblea.
Automatizar el análisis de actas constitutivas y poderes no solo ahorra tiempo y recursos, sino que también aumenta la exactitud de los datos extraídos para eliminar los reprocesamientos en tu mesa de control. También te permite cumplir de manera efectiva con los requerimientos regulatorios establecidos por la CNBV en México y lo más importante darle una buena experiencia a tus clientes desde el momento que están realizando el onboarding.
Información Dispersa de Beneficiarios Finales
No existe una central de información que contenga los beneficiarios finales de todas las empresas ni un buró de información de beneficiarios finales, lo que representa un desafío en el proceso de verificación. En lugar de contar con una base de datos centralizada, la información de los beneficiarios finales se encuentra en posesión de cada empresa individualmente.
El proceso de verificación de beneficiarios finales se complica aún más debido a los millones de empresas existentes, cada una con múltiples actas constitutivas y actas de asamblea. El volumen de información y la falta de estandarización hacen que la tarea de recopilar y verificar los beneficiarios finales sea costosa y consume mucho tiempo.
El proceso de verificación de Beneficiarios Finales se convierte, entonces, en una búsqueda de agujas en un pajar, donde se deben revisar millones de actas constitutivas y actas de asamblea para obtener la información relevante de cada empresa.
Empresas con Composiciones Accionarias Complejas
La verificación de Beneficiarios Finales se vuelve aún más desafiante cuando nos encontramos con empresas que tienen composiciones accionarias complejas. La ley exige que identifiquemos a todas las personas físicas que sean beneficiarios finales y que posean más del 25% de las acciones de la empresa. Este requisito es fundamental para prevenir la participación de personas involucradas en actividades ilícitas y evitar sanciones de los reguladores.
Sin embargo, algunas empresas tienen estructuras accionarias complejas, en las que otras empresas actúan como accionistas de primer nivel. Esto implica que debemos revisar actas constitutivas, actas de asamblea o certificaciones de accionistas de estas empresas adicionales para obtener una visión completa de los beneficiarios finales.
El proceso de verificación se complica al tener que extraer datos de múltiples fuentes, relacionar las composiciones accionarias entre si, ajustar nuestras bases de datos, y realizar controles adicionales para cumplir con este requerimiento.
Esto requiere bastante trabajo no? Accede a nuestra guía completa de verificación de beneficiarios finales para conocer cómo automatizar este proceso. Ingresa a este link para recibir la guía en tu correo electrónico.
Pasos Para Conocer Beneficiarios Finales
En esta sección te contamos cómo hacer el proceso de conocimiento de beneficiarios finales en México.
Solicitar Información de Manera Clara y Efectiva
En este paso, es crucial solicitar todos los documentos necesarios para no solo hacer la verificación de Beneficiarios Finales y sino también el análisis para dar de alta a las empresas. La claridad en la solicitud de documentos es esencial para facilitar el proceso tanto para tu equipo como para los solicitantes.
Provee Un Canal Intuitivo y Accesible
Diseña una interfaz intuitiva y familiar que guíe a los solicitantes a través del proceso de proporcionar la información requerida. Utiliza un diseño limpio y claro, con instrucciones fáciles de entender. Asegúrate de que la plataforma sea accesible desde el lugar donde las empresas hacen su onboarding.
Lista De Documentos Requeridos
Proporciona una lista detallada de los documentos necesarios para la verificación de Beneficiarios Finales y dar de alta a la empresa. Enumera cada documento claramente y ofrece una breve descripción de lo que se espera en cada uno. Esto ayudará a los solicitantes a preparar los documentos con anticipación y evitará confusiones.
Instrucciones Durante Onboarding Digital
Ofrece instrucciones paso a paso sobre cómo cargar cada documento. Utiliza indicaciones visuales, como iconos o miniaturas de documentos, para ayudar a los solicitantes a identificar cada archivo. Proporciona información sobre las condiciones de los documentos aceptados para que los solicitantes puedan preparar los archivos adecuadamente.
Colaboración y Comunicación
Facilita la colaboración entre los solicitantes y otros miembros de su equipo o asesores que puedan estar involucrados en el proceso. Ofrece opciones para completar tareas de manera segura y permitir que varios usuarios trabajen en conjunto para completar la solicitud.
Informa El Estatus
Implementa una interfaz para mantener a los solicitantes informados sobre el progreso de su solicitud y para asegurarte de que no falte ningún documento importante. Utiliza también notificaciones y recordatorios cuando existen cambios de estado, o necesitas algunos documentos adicionales de tu cliente.
Prevalidar Documentos
Antes de proceder con un análisis exhaustivo de los documentos proporcionados te recomendamos hacer una prevalidación para asegurarse de que los documentos cumplan con ciertos criterios mínimos. Esta prevalidación permitirá una preaprobación del documento antes de dedicar tiempo y recursos adicionales al análisis completo. Aquí están algunas preguntas clave que debes responder durante la prevalidación:
Comprueba Que Te Enviaron Las Actas Constitutivas o Actas De Asamblea
Identificar claramente el tipo de documento es esencial para asegurarse de que se proporcionó la información adecuada para el proceso de verificación de Beneficiarios Finales. Por ejemplo, los tipos de documentos pueden incluir el acta constitutiva, el acta más reciente, poderes del apoderado, comprobantes de domicilio, constancia de situación fiscal, documentos de identidad de los representantes legales, entre otros.
Comprueba Que El Acta Sea De La Empresa Solicitante
Asegurarse de que los documentos proporcionados sean válidos y pertenezcan a la empresa que está solicitando el proceso de onboarding es esencial para evitar fraudes y garantizar la legitimidad de la información.
Comprueba Que El Acta Esté Completa y Tenga La Información Que Necesitas
Comprobar que los documentos contengan toda la información necesaria para el análisis es esencial para garantizar un proceso de verificación completo y preciso. Esto incluye detalles como nombres de los accionistas, participación accionaria, y número del folio mercantil.
Realizar esta prevalidación inicial te permitirá identificar rápidamente cualquier documento que no cumpla con los criterios mínimos y te ayudará a tomar decisiones informadas sobre qué documentos requerirán análisis adicionales. Esta etapa de prevalidación agilizará el proceso general de verificación de Beneficiarios Finales y mejorará la eficiencia de tu institución financiera al reducir el tiempo y los recursos invertidos en documentos que no cumplen con los requisitos mínimos.
Extraer Información de Actas Constitutivas
En esta etapa, nos enfocaremos en cómo conocer a los beneficiarios finales a través de la extracción de información de actas constitutivas. Si quieres conocer cómo extraer todos información de los otros documentos de onboarding, consulta nuestra guía de onboarding acá.
Para conocer los beneficiarios finales, es importante revisar todas las actas disponibles para identificar si la empresa ha tenido cambios en su estructura accionaria. A partir de esta revisión, realizaremos la extracción de la lista de accionistas más reciente, junto con sus identificaciones si están disponibles. Para llevar a cabo este proceso de manera ordenada y precisa, sigue estos pasos:
Revisión de Actas Constitutivas
Revisa todas las actas constitutivas y actas de asamblea de la empresa disponibles en el sistema para identificar si ha habido cambios en la composición accionaria. Busca información en el orden del día de las actas de asamblea y artículos transitorios de las actas constitutivas para obtener información actualizada sobre los accionistas y sus porcentajes de participación.
En nuestra guía completa puedes acceder a procesos detallado para eficientar tu mesa de control. Ingresa a este link para recibir la guía en tu correo electrónico.
Identificación De Cambios En La Estructura Accionaria
Identifica y registra los cambios en la estructura accionaria que se encuentren en las actas revisadas. Estos cambios pueden incluir nuevos accionistas, modificaciones en las participaciones accionarias o cambios en los representantes legales.
En nuestra guía completa puedes acceder a un proceso detallado para eficientar tu mesa de control. Ingresa a este link para recibir la guía en tu correo electrónico.
Extracción De La Lista de Accionistas Más Reciente
A partir de las actas constitutivas revisadas, extrae la lista de accionistas más reciente con sus respectivos porcentajes de participación en la empresa. Si el acta tiene las identificaciones de cada accionista, guarda también está información en tu base de datos para que puedas hacer una búsqueda en listas restrictivas más precisa.
Marcar La Fuente de Extracción
Es fundamental marcar claramente la fuente de la que se extrajo la composición accionaria más reciente. Esto facilitará análisis posteriores y garantizará la trazabilidad de la información.
Actualización De Bases de Datos
Asegúrate de actualizar las bases de datos con la información extraída de las actas constitutivas. Esto permitirá tener un registro actualizado de los accionistas y sus porcentajes de participación, lo cual es fundamental para el proceso de verificación de Beneficiarios Finales.
Consulta Beneficiarios Finales En Listas Restrictivas
En esta fase, es crucial realizar consultas en listas restrictivas para asegurarnos de que los accionistas, la empresa y los representantes legales no están involucrados en actividades ilícitas o en listas de personas sancionadas. Sigue estos pasos para llevar a cabo las consultas de manera efectiva:
Consulta de Beneficiarios Finales En Listas Restrictivas
Obtén acceso a fuentes de listas restrictivas actualizadas que contengan información sobre personas y entidades sancionadas, vinculadas al lavado de dinero, terrorismo, fraude u otras actividades ilícitas. Estas listas suelen ser proporcionadas por organismos gubernamentales y entidades reguladoras.
Realiza consultas en las listas restrictivas para verificar si alguno de los accionistas, la empresa o los representantes legales están incluidos en estas listas. Es fundamental verificar tanto a nivel nacional como internacional, especialmente si la empresa tiene operaciones transfronterizas.
Registro De Resultados
Registra los resultados de las consultas realizadas en tu base de datos. Si alguno de los nombres coincide con los registros de las listas, toma las medidas adecuadas para investigar más a fondo y seguir los procedimientos y políticas de tu institución para darle tratamiento a estos casos.
Verificar Porcentajes De Participación
Además de consultar en listas restrictivas, es esencial asegurarse de que estes cumpliendo con la regla de identificar personas físicas con más del 25% de participación accionaria. Sigue estos pasos para verificar los porcentajes de participación:
Cálculo De Porcentajes De Participación
Calcula los porcentajes de participación accionaria para cada accionista registrado en las actas constitutivas. Asegúrate de tener en cuenta tanto las acciones directas como las acciones indirectas, si existen empresas con estructuras accionarias complejas.
Verificación del Cumplimiento del 25%
Verifica que las personas físicas con una participación accionaria del 25% o más sean identificadas como beneficiarios finales, de acuerdo con los requisitos legales establecidos.
Actualización de Información
Asegúrate de actualizar la información de los beneficiarios finales en las bases de datos de manera precisa y confiable. Mantener un registro actualizado de los beneficiarios finales es esencial para cumplir con los requerimientos regulatorios y mantener la integridad en el proceso de verificación.
Al seguir estos pasos, podrás realizar consultas efectivas en listas restrictivas y garantizar el cumplimiento de la regla del 25% para identificar a los beneficiarios finales. Estas medidas son fundamentales para prevenir riesgos y mantener la transparencia en el proceso de verificación de Beneficiarios Finales en tu institución financiera.
Principios para una buena experiencia
El proceso de verificación de Beneficiarios Finales puede presentar desafíos tanto para los bancos como para los solicitantes. Algunos problemas comunes que enfrentan los solicitantes son:
Tiempos de Onboarding Prolongados
Los solicitantes pueden experimentar demoras significativas en el proceso de verificación, lo que lleva a esperas de semanas o incluso más tiempo. Esta situación puede generar frustración y ansiedad, ya que la verificación de Beneficiarios Finales es un requisito crucial para el cumplimiento normativo.
Múltiples Interacciones y Requerimientos de Actas
Hoy en día como consumidores podemos acceder a cuentas de banco y productos financieros en pocos pasos. Sin embargo, para las empresas no se puede decir lo mismo, y los representantes legales se sienten abrumados por el proceso cuando su institución financiera solicita continuamente más y más documentos de soporte. Esto hace a los clientes perciban que el banco no tiene claridad sobre qué documentos son necesarios o que el proceso no está bien definido.
Visibilidad sobre el Estado del Onboarding de la Empresa
Los representantes legales no tienen manera de darle seguimiento al progreso de su solicitud y desconocen cuánto tiempo falta para su finalización. La falta de comunicación sobre el estado de la solicitud genera incertidumbre y peor aún reduce la tasa de conversión de nuevos clientes.
Guía Para El Conocimiento De Beneficiarios Finales
Para mejorar la experiencia de los solicitantes y optimizar el proceso de verificación de Beneficiarios Finales, los bancos pueden implementar las siguientes prácticas:
Dar Tiempos de Respuesta Rápidos
Implementa soluciones para eliminar cuellos de botella en el proceso de verificación, especialmente en la revisión de documentos como las actas constitutivas. Busca agilizar las etapas del proceso para reducir los tiempos de espera y ofrecer respuestas más rápidas a los solicitantes.
Comunicar Siempre el Estado de la Solicitud
Establece un portal o plataforma en línea que permita a los solicitantes acceder y verificar el estado actual de su solicitud de verificación de Beneficiarios Finales. Proporciona actualizaciones claras y frecuentes sobre el progreso de la solicitud y si se requiere alguna acción adicional por parte del cliente.
Solicitar Toda la Información Necesaria de una Vez
Analiza cuidadosamente toda la información que los solicitantes envían y, si es necesario, solicita todos los soportes adicionales requeridos en una sola comunicación. Evitar solicitudes repetitivas mejorará la eficiencia del proceso y brindará una experiencia más fluida para los solicitantes.
Soporte al Cliente Eficiente y Receptivo
Proporcionar un soporte al cliente eficiente y receptivo es fundamental para atender cualquier duda o inquietud que los solicitantes puedan tener durante el proceso de verificación. Establece canales de comunicación claros y accesibles, como correo electrónico, chat en vivo o líneas telefónicas dedicadas, para que los solicitantes puedan obtener respuestas rápidas y precisas en caso de requerir asistencia. Capacita al personal de atención al cliente para ser empático, comprensivo y experto en el proceso de verificación, de modo que puedan brindar orientación efectiva y tranquilizar a los solicitantes en cada etapa.
Experiencia de Usuario Simplificada
Diseña una interfaz de usuario intuitiva y accesible para el proceso de verificación de Beneficiarios Finales. Proporciona instrucciones claras y fáciles de entender sobre cómo enviar los documentos y cumplir con los requisitos. Facilita el acceso al portal de seguimiento para que los solicitantes puedan monitorear el progreso de su solicitud de manera sencilla. Considera la implementación de herramientas que permitan a los solicitantes cargar y compartir documentos de manera segura y eficiente. La simplificación de la experiencia de usuario reducirá la fricción en el proceso y mejorará la satisfacción general de los solicitantes.
